Outsourcing – kdy, jak a proč

Každá firma má v plánu vlastní rozvoj. Ať už jsou kontury tohoto plánu jakkoliv přesné, často dochází v rámci expanze k situaci, kdy je nutná velmi pečlivá rozvaha. Na které činnosti se vyplatí outsourcing? Které je naopak vhodné nechat „in house“? Jaké náklady jsou pro outsourcing relevantní, kdy je třeba i konečné rozhodnutí zrevidovat?

Outsourcing znamená přesun některých činností, které byly dosud prováděny interně, externímu dodavatelskému subjektu. Při rozhodování „make or buy“ je třeba vzít v úvahu více faktorů. Outsourcing chápeme jako jeden z nástrojů strategického řízení firmy, je to nástroj optimalizace využití podnikových zdrojů. Jinak řečeno – outsourcing řeší situaci, kdy pro zajištění konkrétního produktu, procesu nebo služby má firma nedostatečné know-how, popřípadě technologické nebo personální kapacity.

Ve firmách existují 3 typy činností:

• Klíčové procesy (core competences). Toto jsou procesy nutné k „přežití firmy“, vytvářející zboží nebo služby, které mají pro firmu strategický význam.
• Strategické podpůrné procesy. Tyto jsou bezprostředně podřízeny klíčovým procesům firmy.
• Podpůrné procesy. Klíčovým procesům dodávají jen omezenou přidanou hodnotu.

Poslední zmíněná kategorie je logicky prvním kandidátem pro outsourcing, s větší mírou obezřetnosti je vhodná také kategorie druhá. Klíčové procesy v drtivé většině zůstávají interní záležitostí. 

Typickými důvody, které firmu k outsourcingu dovedou, jsou tyto:

• Malá opakovanost činnosti
• Nedostatečné know-how
• Potřeba využít vlastní zdroje pro klíčové procesy
• Zvýšení úrovně logistických služeb (zrychlení dodávek, spolehlivost, menší chybovost atd.)
• Potřeba předvídatelnosti nákladů

Outsourcing jako takový s sebou nese samozřejmě také rizika a to zejména v podobě závislosti na dodavateli, jeho renomé a schopnosti držet závazky. Proto, pokud rozhodnutí pro outsourcing padne, je vhodné volit dodavatele velmi pečlivě, ideálně tvořit strategická partnerství se synergickým efektem. 

Co je tedy třeba zohlednit při outsourcingu?

• Pokud se rozhodujeme pro outsourcing s cílem snižování nákladů, měli bychom nejdříve důkladně analyzovat důvody, proč jsou náklady vysoké. Třeba se dají snadno odstranit jinak.
• Měli bychom brát v úvahu nejen výhody a přínosy, ale také případná rizika.
• Pečlivě vymezit všechny nákladové položky – zaměřit se především na ty skryté, na ty, které vzniknou i které zaniknou.
• Pracovat bychom měli pouze s náklady, které se u jednotlivých variant liší, tzv. utopené náklady do rozvahy nepatří.
• Relevantním faktorem mohou být také náklady ušlých příležitostí.
• Vymezit činnosti i hodnocení jejich úrovně procesním pohledem, při kalkulaci nákladů lze využít např. Activity Based Costing (metoda dílčích aktivit).

Porovnání jednotlivých nabízejících se variant je třeba precizně analyzovat. Při dlouhodobém řešení firemní efektivity outsourcingem je strategie rozhodování pro další konkurenceschopnost firmy klíčová.

V případě outsourcingu logistických služeb mluvíme především o přenechání starosti o skladování, vedení skladu, paletizaci zboží, balení, etiketování, kompletaci zakázek, celní služby, pojištění zboží ve skladu i při přepravě, distribuci zboží, zpětné informace o dodaných zásilkách, překládku zboží, manipulaci s materiálem, přepravu, plánování, řízení nebo kontrolu v dodavatelských řetězcích… atd. Toto je příležitost pro dodavatele různých úrovní, od samotných dopravců až po poskytovatele na úrovni 3(4)PL.